Sisältö
- vaiheet
- Osa 1 Järjestä palvelun myöntäminen
- Osa 2 Siirtymäkauden hallinta
- Osa 3 Pitkän aikavälin kehityksen ajattelu
Kun poistut tehtävästä, on todennäköistä, että esimiehesi tai esimies hakee apua seuraajasi urakoinnin helpottamiseksi. Jos olet yritteliäs ja organisoitunut, pystyt varmistamaan sujuvan siirtymisen yrityksellesi ja lähteä samalla jättäen erinomaisen ammatillisen maineen.
vaiheet
Osa 1 Järjestä palvelun myöntäminen
-
Keskustele luovutuksen etenemisestä esimiehesi kanssa. Aluksi sinun tulisi käydä perusteellinen keskustelu esimiehesi kanssa palvelun suorittamisen täsmällisen määrittämiseksi. Riippuen tekemästäsi työstä ja siitä, miten esimiehesi haluaa työskennellä, saatat joutua osallistumaan paljon siirtymiseen. Tähän voi kuulua se, että se, joka korvaa sinut, tarkkailee sinua työskentelevän muutama päivä tai jopa pidempään.- Useimmissa tapauksissa joudut ainakin laatimaan virallisen siirtoasiakirjan.
- Keskustele tästä esimiehesi kanssa ja päätä, kuinka paljon sinun odotetaan antavan panosta ja mihin sinun on keskityttävä, kun annat palvelua.
-
Esitä siirtoasiakirja alustavasti. Kun sinulla on selkeä käsitys esimiehen odotuksista, voit aloittaa siirtoasiakirjan kirjoittamisen. Tämä auttaa sinua järjestäytymään, samalla kun luokittelet kaikki muut tehtävät ja tiedot, jotka sinun on välitettävä siirtymäkauden aikana. Asiakirjan tulisi sisältää seuraavat osat:- yksityiskohtaiset tiedot päivittäisestä toiminnastasi, prioriteeteistasi ja tehtävistäsi,
- yleiskatsaus tähän toimintaan liittyvistä olennaisista seikoista,
- selkeä selvitys siitä, mitä seuraajaltasi odotetaan,
- luettelo kaikista tärkeistä asiakirjoista, jotka on lähetettävä. Tämä voi olla työsuunnitelma tai annettu sopimus.
-
Aseta kaikki viimeiset yksityiskohdat. Jos tiedät, että poistut viestistäsi pian, se voi auttaa sinua lisäämään vaivaa varmistaaksesi, että et jätä mitään keskeneräistä. Koet todellista tyytyväisyyttä, jos onnistut saavuttamaan tämän ja pystyt myös auttamaan sitä, joka korvaa sinut hyvällä pohjalla. Tämän tekeminen saa sinut myös menemään olemalla hyvässä kunnossa pomojesi kanssa ja pitämällä hyvä maine.- Tämä ei välttämättä ole aina mahdollista, mutta jos sinulla on kansio, joka on valmistuvan, yritä ylimääräistä työtä sen viimeistelyyn.
- Lisäksi uudella henkilöllä, joka tulee käsittelemään sopimusta, kun se on lähellä tekemistä, voi olla vaikea tehdä sitä viimeisteltynä, koska hän ei ole tietoinen kaikista tiedostojen monimutkaisuuksista.
-
Keskustele kollegoidesi kanssa. Ennen kuin seuraajasi astuu virkaan, etsi aikaa keskustella työtovereidesi kanssa luovutuksesta ja kysy heiltä, pitävätkö heidän mielestäsi jotain, johon sinun tulisi keskittyä. Jos ongelma on vireillä, etkä ole tietoinen siitä, se on unelmamahdollisuus huomata.- Uusilla ongelmilla ei todennäköisesti ole vaikutusta viimeisiin päiviin, mutta jos tiedät ainakin niistä, pystyt ilmoittamaan niistä kenelle tahansa, joka ottaa paikkasi.
- Se antaa sinulle myös mahdollisuuden varmistaa, että kaikki työntekijäsi tietävät poistumistasi ja kun lähdet. Ilmoita heille siirtymäkaudesta, jotta he ottavat sen huomioon.
- On suuri mahdollisuus, että tuottavuus laskee siirtymäkauden aikana, minkä vuoksi on hyvä idea ilmoittaa työntekijöille etukäteen.
-
Kirjoita virallinen siirtoasiakirja. Viimeinen vaihe siirtymävaiheen valmistelussa on virallisen siirtoasiakirjan kirjoittaminen loppuun. Voit käyttää luomaasi luonnosta, mutta muista laajentaa sitä ja sisällyttää kaikki tärkeät tiedot. Asiakirja on tarkistettava esimiehen ja kaikkien muiden ryhmän jäsenten kanssa. Yritä tehdä tämä ja lähetä asiakirja seuraajallesi muutama päivä ennen päivämäärää, jona sen on tarkoitus tulla virkaan. Tämän tyyppisten asiakirjojen sisältö vaihtelee tehdyn työn tyypin mukaan, mutta se voi sisältää seuraavan:- luettelo suoritettavista toimista ja aikataulu,
- tiedotus ajankohtaisista aiheista,
- aikataulu aikatauluista ja tulevista tapahtumista,
- kirjautumistiedot ja salasanat,
- luettelo hyödyllisistä yhteystiedoista,
- opas tietokoneen kansioiden ja tiedostojen hallintaan.
Osa 2 Siirtymäkauden hallinta
-
Anna siirtymälle mahdollisimman paljon aikaa. Saatat olla edelleen läsnä, kun seuraajasi astuu virkaan, ja sinua voidaan pyytää suorittamaan täydellisempi palvelu. Tämän siirtymävaiheen kesto vaihtelee, mutta joissain tapauksissa sinulla on muutama päivä tai enemmän auttaaksesi uutta merkitsemään. Yleensä: mitä enemmän aikaa vietät siirtymäkaudella, sitä enemmän tietoa voit lähettää.- Siellä on väistämättä yksityiskohtia, jotka unohdat. Jos joku seuraa sinua, se on hyvä tapa kohdata suorittamasi päivittäiset tehtävät.
-
Välitä tärkeät asiakirjat henkilökohtaisesti. Siirtymäkauden aikana on hyvä käytäntö varmistaa, että kaikki kriittiset tiedot ja tärkeät asiakirjat välitetään henkilökohtaisesti. Tämä auttaa varmistamaan, että tärkeimmät tehtävät tehdään standardeissa ja että prioriteetit määritetään selvästi. Asiakirjojen henkilökohtainen lähettäminen antaa sinulle mahdollisuuden keskustella perusteellisimmista kysymyksistä perusteellisesti ennen lähtöä.- Tämä mahdollisuus, että joudut välittämään avaintiedot, antaa seuraajalle mahdollisuuden kysyä sinulle kysymyksiä suoraan, on välttämätöntä sujuvan siirtymisen kannalta.
- Tämä antaa sinulle myös mahdollisuuden tarjota kartio ja tuo useita vivahteita keskusteluun, joka muuten olisi voitu sivuuttaa.
-
Pyrki tuomaan apusi. Jos löydät yhteyden seuraajaasi työssä, sinun tulee aina olla yritteliäs ja huolehtiva. Yritä tunnistaa ja auttaa ratkaisemaan mahdolliset ongelmat. Henkilö, joka korvaa sinut, voi pelotella ja olla vähän ujo muutaman ensimmäisen päivän ajan, ja hän saattaa pelätä häiritä sinua kysymyksissään.- Muista tehdä selväksi, että olet siellä auttamassa ja että kysymykset ovat tervetulleita.
- Näin toimiessasi auttaa luomaan tilanne, jossa vastuu palvelun siirrosta jaetaan seuraajan ja sinun kesken.
-
Järjestä kokous luovutuksen lopettamiseksi. Viimeinen tehtävä ennen lähtöä ja palvelun viimeistelyä on organisoida lopullinen tapaaminen sinut korvaavan kanssa. Pyydä häntä esittämään mahdolliset avoimet kysymykset ja tekemänsä muistiinpanot. Tämä kokous on upea tilaisuus uudelle varmistaa, että hän ymmärtää vastuunsa ja roolinsa.- Kaikki epävarmuustekijät voidaan selvittää tässä kokouksessa.
- Työpaikkasi tyypistä riippuen voi olla järkevää välttää esimiehen tai esimiehen osallistumista kokoukseen.
- Ainakin sinun tulisi ilmoittaa esimiehellesi, missä ja milloin kokous pidetään, ja kysyä, onko jotain muuta, jonka haluat lisätä.
Osa 3 Pitkän aikavälin kehityksen ajattelu
-
Korosta kaikki tositteet tai koulutus. Yritä nähdä palvelunsiirto sinulle annetuna tilaisuutena auttaa antamaan seuraajallesi kaikki mahdollisuudet menestyä. Et vain välitä työtä ja tehtäviä, vaan yrität myös auttaa sinua korvaavaa henkilöä kehittämään ammattimaisesti sen lisäksi, että tuet vanhan liiketoiminnan vakautta pitkällä tähtäimellä.- Voit tehdä tämän lähettämällä kaikki koulutusmahdollisuudet, joista olet tietoinen.
- Olet ehkä seurannut, kun aloit tehdä tätä työtä, koulutuksia, jotka auttoivat sinua tekemään arvosanasi ja sopeutumaan.
- Älä unohda esitellä tätä seuraajallesi ja rohkaista häntä tutkimaan useita mahdollisuuksia.
-
Älä laiminlyö työkulttuuria. Jos sinulla on mahdollisuus viettää aikaa sen kanssa, joka ottaa taskulampun, on tärkeää, että et keskity vain työsi teknisiin näkökohtiin. Jokainen yritys on ainutlaatuinen ja sillä on ainutlaatuinen ympäristö ja työkulttuuri, joka voi uhkailla tai sekoittaa uutta tulokasta. Varmista, että käytät aikaa selittääksesi kuinka asiat toimivat yrityksessäsi.- Yritä näyttää hänet toimistossa ja esitellä se kaikille työntekijöille.
- Määritä selvästi uuden tulokkaan rooli ja selitä entisten työntekijöiden velvollisuudet.
- Jos uuden ihmisen tekemä työ on hiukan erilainen kuin sinun tai hänen prioriteettisi ja vastuunsa ovat erilaiset, varmista, että muut työntekijät tietävät.
-
Anna tietosi. Jos haluat todella tehdä enemmän, anna yhteystietosi uudelle työntekijälle. Voisit kertoa hänelle, että hänellä on mahdollisuus ottaa sinuun yhteyttä suurissa ongelmissa tai jos häntä on ohjattava. Kaikki eivät mielellään tee sitä, ja se riippuu varmasti suhteistasi entiseen pomoosi.- Ongelma voidaan usein ratkaista yksinkertaisella sähköpostilla.
- Se, että ehdotat auttamista hyvin lähdön jälkeen, antaa hyvän vaikutelman ja auttaa parantamaan mainetta.