Sisältö
- vaiheet
- Osa 1 Tietojen tallennusmenetelmän valitseminen
- Osa 2 Suorita tutkimus
- Osa 3 Tulosten analysointi ja muutosten tekeminen
Ajan ja liikkeen tutkimukseen kuuluu työn suorituskyvyn analysointi tarkkailemalla ja ajoittamalla tehtäviä. Sen avulla voit määrittää, kuinka tehokas päiväsi voi olla, jolloin säästät energiaa ja aikaa kaikkien hyväksi! Voit tehdä tällaisen tutkimuksen itsellesi tai jollekin muulle. Mutta ensin, sinun on valittava käytettävä menetelmä reaaliaikaisesta havainnosta näytteenottomenetelmiin (tilannekuvamenetelmä), ennen kuin siirrytään tehtävän havaitsemiseen ja ajoittamiseen. Kun tutkimus on valmis, voit käyttää tuloksia tehokkaamman työskentelytavan luomiseen.
vaiheet
Osa 1 Tietojen tallennusmenetelmän valitseminen
-
Käytä näytteenottomenetelmää, jos aika loppuu. Tämä menetelmä tarkoittaa työntekijän tarkkailua tietyinä aikoina eikä tasaisesti. Välit voivat olla satunnaisia tai säännöllisiä. Tarkkailet työntekijää tietyn ajanjakson, sitten ekstrapoloit näytteiden perusteella kullekin tehtävälle annetun ajan. Tämä menetelmä on tehokkaampi toiminnoissa, joissa on vähän komponentteja, tai työntekijöissä, jotka yleensä suorittavat muutama tehtävä.- Esimerkiksi sellaisen työntekijän kanssa, jonka päätehtävä on laskutus, satunnainen näytteenotto voi olla tehokasta, koska sen avulla voit nähdä, mitä henkilö tekee joka kerta, kun kartoitat. Kun sinulla on kaikki tiedot, voit tunnistaa toiminnan tai komponentin, joka vie henkilölle enemmän aikaa vertaamalla tehtävän tiheyttä ja kestoa kussakin satunnaisessa näytteessä.
- Tämän lähestymistavan etuna on kyky tarkkailla useampaa kuin yhtä henkilöä tietyn ajanjakson ajan yksilöllisen kierron avulla.
- Jos käytät tätä menetelmää itse, voit ajoittaa hälytyksen, joka laukaisee tietyin aikavälein, jotta voit tallentaa tekemäsi työn tietyn ajanjakson ajan.
-
Katso toimintaa reaaliajassa kysyäksesi kysymyksiä. Tällä menetelmällä olet samassa huoneessa kuin työntekijä, kun hän suorittaa tehtävän. Tarkkailet sen suorittamaa työtä ja hajotat sen ajoittaen sen. Jokaisen komponentin tulee olla ymmärrettävä kokonaisuus ilman, että se on liian yksityiskohtainen ja vaikea seurata.- Suuria aktiviteetteja ei tarvitse ajastaa tutkimatta komponentteja. Juuri näiden avulla voit tunnistaa puutteet. Itse asiassa työntekijää ei tarvitse pysäyttää hänen työssään: hajotat tehtävän vain rekisteröintitarkoituksiin. Esimerkiksi, jos hänen tehtävänään on kuulla kirjeitä, komponentit ovat seuraavat: mene sinne, missä postit ovat, löydä kyseiset postit, tuo ne toimistoon, avaa kirjekuoret, lue sisältö ja heitä tai käsittelee jokainen posti.
- Voi olla hyödyllistä saada ryhmä ihmisiä, jotka vastaavat työntekijän tarkkailemisesta. Siten yksi henkilö voi ottaa vastuun kellon pysäyttämisestä, toinen ajankäytöstä ja kolmas henkilö muistiinpanojen tekemisestä.
- Voit soveltaa tätä menetelmää myös työhösi. Tässä tapauksessa sinun on arvioitava jokainen komponentti sitä ajaessasi.
-
Luo video luonnollisemmaksi. Sijoita sen sijaan, että seuraat reaaliajassa suoritettuja aktiviteetteja, tee video. Voit siis palata myöhemmin analysoimaan kunkin työn kestoa. Se ei ole sinulle suuri menetys, koska voit aina kelata nauhoitusta taaksepäin jakson tarkistamiseksi. -
Ota video saadaksesi tarkempia tuloksia. Jos mittaat omaa suorituskykyäsi, tämä menetelmä on paljon yksinkertaisempi kuin kaksi muuta. Asenna kamera jalustalle, jonka kulma on ihanteellinen työn tallentamiseksi. Anna kameran tallentaa tekemäsi työ, esimerkiksi kirjoittaessasi raporttia.- Arvioi aktiviteetti tietyn ajanjakson ajan. Voit esimerkiksi suorittaa arvioinnin yhden viikon tai kuukauden ajan.
Osa 2 Suorita tutkimus
-
Luo laskentataulukko tietojen tallentamiseksi. Tarvitset työkalun tehtävän kirjaamiseen, ja laskentataulukko on ihanteellinen. Lisäksi sinun on tallennettava aika. Tehtävät tehdään usein erissä. Jos näin on, suunnittele kenttä tallentaaksesi kunkin tehtävän kunkin komponentin kesto. Tätä osaa varten tarvitset vain sarjan numeroituja ruutuja. Sinun on myös lisättävä sarake huomautuksia varten.- Jos työntekijän tehtävänä on esimerkiksi tarkistaa sähköpostiviestit ja yksi komponenteista on niiden lukeminen, kirjoita kunkin lukemiseen tarvittava aika komponentin vieressä oleviin numeroituihin osiin.
-
Jaa työmäärä pieniin toimintoihin. Aika- ja liiketutkimuksen tekemiseksi sinun on osittain määritettävä kullekin työlle varattu aika. Yleensä ainoa tapa parantaa joukkueen suorituskykyä on tarkastella kunkin tehtävän pieniä toimia. Heti kun työ on valmis, ilmoita jokainen komponentti ja seuraa lyhyt kuvaus.- Salaisuus on löytää oikea yksityiskohta. Esimerkiksi painikkeen painamiseen vaadittava aika on tarpeeton. Älä kuitenkaan saa liikaa käyttää liikaa, koska se voi viedä sinulta tarvittavat tiedot suorituskyvyn tason havaitsemiseksi.
- Oletetaan, että tarkistat sähköpostisi. Tämä tehtävä on jaoteltava seuraavasti: yhteyden muodostaminen tietokoneeseen ja postilaatikkoosi, roskapostin poistaminen avamatta sitä, sähköpostien lukeminen, sähköpostiviestien vastausten kirjoittaminen ja tiedostojen lajittelu kansioihin.
-
Tallenna jokainen tehtävä. Aloita sekuntikello. Yritä ajastaa jokainen tehtävän osa huomioimalla kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kesti. Sekuntikello on yleensä helpompaa pysäyttää ja käynnistää uudelleen kuluneen ajan kuluessa. Myöhemmin voit laskea sekuntien lukumäärän, joka kesti kustakin toiminnasta.- Parempia tarkkuuksia varten kerää tiedot useiden päivien ajan.
-
Aika tehtäviä videoita. Kun käytät videota, sinun on lopetettava ja käynnistettävä se uudelleen jokaiselle ajastimellesi. Tämä antaa sinulle aikaa tehdä havaintoja ja merkitä kunkin komponentin kesto.
Osa 3 Tulosten analysointi ja muutosten tekeminen
-
Laske kunkin vaiheen keskimääräinen kesto. Kun olet kerännyt kaikki tiedot, yritä laskea kunkin vaiheen keskimääräinen kesto. Saadaan keskiarvo laskemalla yhteen komponentin kaikki kestot ja jakamalla kestot määrällä kyseisessä ryhmässä.- Esimerkiksi, jos postin lukeminen on komponentti, kestot voivat olla 4 minuuttia, 1 minuutti, 2 minuuttia, 3 minuuttia ja 5 minuuttia. Laske yhteen nämä luvut: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Jaa tulos tuloksella kerättyjen kestojen lukumäärällä. Lajien kohdalla se on 5. Jaa 15 viidellä, jotta sinulla on keskimäärin 3 minuuttia postitse.
-
Määritä toiminnan keskimääräinen kesto. Yksinkertaisin tapa määrittää koko tehtävän keskimääräinen kesto on laskea yhteen kaikkien komponenttien keskiarvot. Tämä auttaa sinua löytämään kaiken työn keskiarvon. -
Sijoita tehtävät tärkeysasteen mukaan. Luokittele toiminnot tärkeysasteen mukaan tietääksesi mitkä ovat prioriteetteja. Numeroita ei tarvitse antaa: voit merkitä ne vain tärkeäksi eikä tärkeäksi tehtäväksi. Esimerkiksi voi olla tärkeää vastata sähköposteihin, mutta ellet työskentele asiakaspalvelussa, se on todennäköisesti vähemmän tärkeä tehtävä kuin raportin kirjoittaminen. -
Vähennä vähemmän tärkeätä ja aikaa vievää toimintaa. Kun olet arvioinut kaikki tehtävät, selvitä mitkä vievät tarpeeksi aikaa, mutta mitkä eivät ole arvokkaita. Juuri tämä työ auttaa sinua löytämään tapoja vähentää kuluja. Yhtä tärkeää on tarkastella aikaa vieviä, mutta myös työssäsi tärkeitä toimia. Se ei varmasti haittaa niiden tehostamisesta. -
Katso samanaikaisia paikkoja. Samanaikaiset tehtävät pidentävät yleensä kunkin toiminnan kestoa, koska et voi keskittyä useisiin töihin kerralla. Kun suoritat useita tehtäviä, kuten sähköpostien tarkasteleminen ja raportin kirjoittaminen samanaikaisesti, yritä tehdä muuten. Aseta aika yhden työn tekemiseen kerrallaan. Kun kirjoitat raporttia, jätä heidät rauhaan.- Jos luet mielesi koko päivän, et ole henkisesti irti kaikista muista suorittamasi tehtävistä. Usein on parempi tehdä vain yksi työ kerrallaan. Voit esimerkiksi lukea ne aamulla, keskipäivällä ja juuri ennen lähtöä.
-
Etsi puutteita niiden vähentämiseksi. Löydät usein tehottomuutta tehtävissä, joita valitsit ja kuvailet. Kun poistat nämä puutteet, pystyt työskentelemään paremmin ja hyödyntämään aikaasi.- Jos joudut esimerkiksi täyttämään asiakirjat päivittäin toisessa huoneessa toimistosi ulkopuolella, etsi aika tehdä se kerralla. Jatkuva edestakaisin vie aikaa, jonka voisit omistaa muihin tehtäviin.