Sisältö
on wiki, mikä tarkoittaa, että monet artikkelit ovat useiden kirjoittajien kirjoittamia. Tämän artikkelin luomiseksi 20 ihmistä, joista jotkut ovat nimettömiä, ovat osallistuneet sen julkaisuun ja parannuksiin ajan myötä.On tietysti mahdollista rekisteröidä tehtävät ensisijaisesti paperille, jos tunnet pystyväsi tekemään kaiken iltapäivällä.
Kuitenkin, kun paljon tehtäviä kuuluu sinulle samanaikaisesti, monia niistä lykätään usein seuraavaan päivään, ellei se ole kuukautta seuraava. Tässä artikkelissa ehdottamamme Excel-laskentataulukon avulla Excel hallitsee prioriteettejasi automaattisesti tulevien määräaikojen mukaisesti ja suoritettavien tehtävien järjestys järjestetään uudelleen siten, että voit lykätä näitä tehtäviä mahdollisimman vähän. .
Seuraa tätä opasta ja 20 minuutissa saat erittäin tehokkaan tavan hallita prioriteetteja tietokoneellasi.
Huomaa: Excelin kansainvälisten versioiden mukaan piste erotus kaavoissa voidaan korvata puolipiste.
vaiheet
-
Luo "Työpöytä" tai "Koti" -välilehti. Avaa uusi Excel-taulukko. Napsauta hiiren kakkospainikkeella näytön alareunassa olevaa välilehteä "Sheet1" ja napsauta "Nimeä uudelleen". Rekisteröidy sen sijaan "Talo" tai "Toimisto". -
Nimeä myös "Sheet2" nimikkeeksi "Pattern" ja "Sheet3" nimikkeeksi "Points" noudattaen samaa menettelyä kuin ensimmäisessä vaiheessa. -
Luo tärkeystaulukko. Täytä "Pisteet" -välilehdessä sarakkeet A, B ja C seuraavasti: -
Määritä nimi "Tärkeys". Valitse solut A2 - C7. Napsauta Excel 2007: n tai uudemman kanssa "Kaavat" ja sitten "Määritä nimi". Napsauta Excel 2004 tai uudempi -sovelluksessa "Lisää"> "Määritä"> "Nimi".- Kun Excel pyytää sinua asettamaan nimen, kirjoita "Tärkeys" ja napsauta "OK".
-
Luo työpöytä. Toista vaiheet 3, 4 ja 5 luodaksesi pylvästaulukon sarakkeisiin E, F, G. Valitse solut E2 - G6 ja määritä ne nimellä "Ponnistus". -
Luo hätätaulukko. Toista vaiheet 3, 4 ja 5 luodaksesi hätätaulukon sarakkeisiin I, J ja K. Määritä nämä solut nimellä "Hätä". -
Kirjoita otsikot valintasi mukaan välilehteen "Koti" tai "Toimisto". Oletetaan tässä, että olet päättänyt nimetä tämän välilehden "Talo". Napsauta sitä ja lisää seuraavat otsikot riville 1:- A - prioriteetti; Annamme tähän prioriteettimallin, 1 tärkeimmille tehtäville. Mutta tämä määrä voi nousta yli 100: een.
- B - tehtävä; suoritettavan tehtävän nimi
- C - merkitys; se merkitään taulukon kirjaimilla A, B, C, D, E tai F.
- D - Pyyntiponnistus, huomautus välillä 1-5, piirtää taulukosta "Pyyntiponnistus".
- E - hätä; Kaava, joka perustuu tehtävän suorittamisen määräaikaan
- F - määräaika; Päivä, jona tehtävä on suoritettava viimeistään. Määräaikoja ei aina pidä noudattaa kirjeessä. Siksi "Kiihdytys" kertoo päivämäärän, jolloin voit aloittaa tämän tehtävän suorittamisen, ja "Laajennus" antaa sinulle päivämäärän, kunnes tehtävää voidaan lykätä. Voisimme esimerkiksi antaa viiden päivän kiihtyvyyden ja 4 päivän jatkeen "Siirry kampaajalle" -tehtävään - ei todellakaan ole järkevää mennä kampaajaan kaksi viikkoa etukäteen ja ihmiset alkavat huomata, että joudut menemään kampaamoon, jos olet myöhässä yli 4 päivää.
- G - Kiihdytys - Päivien lukumäärä ennen määräaikaa, josta lähtien voisit (alkaa) suorittaa kyseisen tehtävän.
- H - jatke; määräajan automaattinen jatkaminen
- I - jäljellä olevat päivät; tämä on kaava, joka laskee päivien määrän ennen määräaikaa. Kaava palauttaa negatiivisen määrän päiviä, jos määräaikaa ylitetään.
- J - päättymispäivä; päivämäärä, jona tehtävä suoritettiin.
- K - kommentit; kaikki suoritettavia tehtäviä koskevat yksityiskohdat
-
Kirjoita tehtäväluettelo. Huomaa, että prioriteetti-, hätä- ja jäljellä olevat päivät -sarakkeet on jätetty tyhjiksi. Suoritamme ne myöhemmin kaavoilla. Alla on esimerkkejä kotitöistä, jotka sinun on ehkä tehtävä. -
Jäljellä olevien päivien, hätätilanteen ja prioriteetin kaavojen välissä. Nämä kaavat on merkittävä jokaisen edellisessä virkkeessä mainitun sarakkeen toiselle riville.- Sarakkeessa I (jäljellä olevat päivät) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TÄNÄÄN (), J2)
- Sarakkeessa E (hätätilanne) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1)))))
- Sarakkeessa A (prioriteetti) = VLOOKUP (C2, merkitys, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, vaivaa, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, hätä, 2, FALSE)
-
Vaihda solun I2 muoto "Luku". Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, valitse "Solumuoto" ja napsauta "Numero". Lisää myös "0" "Desimaalien määrä" -ruutuun. Napsauta "OK". -
Kopioi "Prioriteetti" -, "Hätä" - ja "Jäljellä olevat päivät" -sarakkeiden kaavat ja laajenna ne kummankin sarakkeen jäljellä oleviin tyhjiin ruutuihin. Napsauta ensin "E2" ja paina samanaikaisesti "CTRL" ja "C" -näppäimiä, valitse sitten solut E3 - E10 ja paina samanaikaisesti "CTRL" ja "V" -näppäimiä. Tee sama laajentaaksesi kaavan I2 laatikoissa I3 - I10. Lopuksi toista tämä toimenpide uudelleen laajentaaksesi A2-kaavaa soluihin A3 - A10. Älä kiinnitä huomiota solujen palauttamiin outoihin arvoihin riveille, joille ei kirjoiteta tehtävää. -
Lajittele rivit tärkeysjärjestykseen. Valitse solut A1 – K1 ja suurenna tätä valintaa kattamaan kaikki tehtävää sisältävät rivit. Napsauta sitten "Data"> "Suodatin". -
Tallenna laskentataulukko, mukaan lukien päivämäärä, saadaksesi tiedoston viimeisen avaamispäivän. -
Suorita suoritetut tehtävät. Kun olet valmis tehtävä, kirjoita se "Loppupäivä" -sarakkeeseen. Muista tämä temppu: Kun painat "CTRL" + ";" (ohjausnäppäin ja;) -näppäimiä samanaikaisesti, nykyinen päivämäärä näkyy automaattisesti valitussa solussa. -
Katso prioriteettimuutosjärjestystäsi joka päivä. Tässä ovat seuraavien päivien painopisteet. 13. heinäkuuta kaikki tehtävät tehtävät ovat ennen ns. "Kiihdytysjaksoa". 20. heinäkuuta tärkeimmät prioriteetit (pienimmän määrän omaavia) ovat neljä tehtävää ja heistä ruohon niitto (määräaikaan mennessä). Heinäkuun 21. päivänä ruohon leikkaamisen prioriteetti on vieläkin suurempi (olemme siirtyneet "pidentämisjaksoon") ja 23. heinäkuuta tämä prioriteetti on lisääntynyt vielä enemmän, koska olemme ohittaneet "pidentämisen" ajan. Näemme myös, että tehtävä "Maksa maksut" on lisääntynyt 23. ja 25. heinäkuuta.
- Lue alla luetellut artikkelit saadaksesi lisätietoja ajan ja prioriteettien hallinnasta.
- On mahdollista ladata kopio tästä laskentataulukosta seuraavaan osoitteeseen:
- = IF (VIIKONPÄIVÄ (tänään (), 2)> 5, tänään () - (VIIKONPÄIVÄ (tänään (), 2) -5) 7 +, tänään () - (VIIKONPÄIVÄ (tänään (), 2) -5))
- Älä epäröi lajitella tehtäväluettelosi tarvittaessa päivittäin.
- Jaa suuret tehtävät useisiin pienempiin.
- Kopioi toistuvat tehtävät Mall-välilehdellä, jotta voit helposti löytää ja kopioida ne.
- Voit vapaasti muuttaa kullekin prioriteettitasolle määritettyjä pisteitä.
- Älä sekoita perheesi ja kodisi työtä työhön liittyviin tehtäviin samassa Excel-työkirjassa.
- Voit vapaasti lisätä uusia sarakkeita tähän taulukkoon - kuka on määrittänyt sinulle tehtävän, mihin luokkaan tehtävä on kirjoitettu ja niin edelleen.
- Käytä AutoFilter-työkalua valitaksesi määräajan jälkeen ohitetut tehtävät (kiireellisyys = 1) tai erittäin tärkeät tehtävät (tärkeys = "A").
- Yksi tapa pitää toistuvat tehtävät aina ajan tasalla on kirjoittaa tämä "Määräaika" -sarakkeeseen (Tämä esimerkki perustuu perjantaina, jota tässä merkitään "5")
- Lisää ehdollinen muoto (käyttämällä "SI" -toimintoa) "Määräaika" -sarakkeeseen ilmoittaaksesi automaattisesti, että määräaika on kulunut.
- Laske joka viikko tai kuukausi valitun ajanjakson aikana suoritettujen tehtävien määrä. Tämä voi olla ainoa myönteinen palaute, jonka saat työstäsi.
- Tämä kaava ottaa nykyisen päivämäärän (maanantai = 1, tiistai = 2 jne.) Ja tarkistaa, olemmeko jo kuluneet vai eivät kuluneen viikon perjantaina. Jos näin on, kaava lisää 7 nykyiseen perjantaihin, jotta seuraavan perjantain tulos saadaan tuloksena. Jos perjantai ei ole vielä ohitettu, kaava palauttaa vain tämän viikon perjantaipäivän.
- Tässä esimerkissä maanantai = 1, tiistai = 2, keskiviikko = 3, torstai = 4, perjantai = 5, lauantai = 6, sunnuntai = 7.
- Voimme myös muuttaa tätä kaavaa niin, että se toimii esimerkiksi tiistaisin. Yllä olevassa luettelossa näemme, että tiistaina = 2, siis on tarpeen muuttaa kaavaa, joka on annettu ennen kaikkea 5: llä.
- Tallenna tämä arkki säännöllisesti.
- Näille eri prioriteetteille annettuja numeroita ei aina järjestetä. Täten prioriteetin täyttäminen osoitetulla numerolla "1" ei lisää muihin prioriteetteihin liittyviä lukuja. On mahdollista, että joidenkin prioriteettien lukumäärä ylittää 100 ja kaikkia mahdollisia lukuja ei ole osoitettu prioriteetteihin. Kehotan sinua keskittymään painopisteisiin numeroilla 1–12.
- Älä huoli, jos kirjoitat paljon tehtäviä tähän laskentataulukkoon. Ei ole mikään kiusallista, että tehtävät pysyvät luettelon alaosassa useita kuukausia. He alkavat nousta luettelossa, kun määräaika lähestyy.
- Tapa, jolla hallitset aikaasi, on sinulle ainutlaatuinen, ja tämä laskentataulukko ei ehkä sovellu sinulle ollenkaan. Saatat myös ajatella, että tämän tiedoston avaaminen joka päivä vaatii liian paljon työtä tai on liian tunkeileva. Siksi tästä laskentataulusta voi olla hyötyä esimerkiksi sinulle, joka vaikuttaa täysin hyödytöntä naapuriltasi tai päinvastoin.
- Voit käyttää taulukkoa Googlen online-laskentataulukko-ohjelmistosta Excelin sijasta. Siksi tiedostosi on käytettävissä missä tahansa, kun pääset Internetiin.