Kuinka faksi lähetetään

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Ennen faksin lähettämistä
• Osa 2 Lähetä faksi

Tässä artikkelissa: Ennen kuin lähetät FaxSending FaxReferences

Saatat joutua osaamaan faksin lähettämisen joko siksi, että olet liian nuori kuullaksesi tästä menetelmästä, tai koska olet yksinkertaisesti unohtanut, mitä tehdä. Huomaa, että faksilaitteesta riippuen on olemassa useita vaihtoehtoja, ja siksi sinun tulee tutustua omaasi käyttöoppaaseesi, jos peset sitä käsin. Useimmissa fakseissa sinun on lisättävä saatekirje, valittava faksinumero ja lähetettävä sitten faksi.

vaiheet

Osa 1 Ennen faksin lähettämistä

1. 
   
   

   
   Luo saatekirje. Useat toimistot tai useat toimistot jakavat fakseja usein. Koska kuka tahansa voi käyttää faksilaitteelle lähetettyä faksia, on parempi liittää saatekirje. Näin voit olla varma, että faksi saavuttaa oikean vastaanottajan.
   • Saatekirje sisältää vastaanottajan nimen, faksin sisällön ja siihen sisältyvien sivujen määrän. Sen tulisi sisältää myös lähettäjän yhteystiedot, kuten nimi ja faksinumero. Vastaanottaja tietää, keneltä faksi on peräisin ja pystyy vastaamaan tarvittaessa.

2. 
   
   

   
   Valitse faksinumero. Tämän jälkeen sinun on valittava faksinumero, aivan kuten puhelimessa. Useimmissa uusissa fakseissa maakoodia ei tarvita paikallisen numeron valitsemiseksi, mutta sitä tarvitaan edelleen kaukopuheluihin. Jotkut faksilaitteet vaativat tämän koodin lähetysalueesta riippumatta. Opi koneesi ominaisuuksista.
   • Maakoodi saattaa olla tarpeen valita ennen paikallisia numeroita, mutta vain silloin, kun tätä koodia vaaditaan. Pitkän matkan numeroille se on melkein aina välttämätöntä.
   • Saatat joutua valitsemaan 9 usein ennen kaukopuheluita. Tarkista faksilaitteesi yksityiskohdat.
   • Varmista, että käytät faksinumeroa, ei sen henkilön puhelinnumeroa, johon yrität ottaa yhteyttä. Numerot kirjoitetaan usein vierekkäin käyntikortteihin ja on helppo mennä pieleen väärää numeroa tarkastelemalla.

3. 
   
   

   
   
   
   Määritä lastausmenetelmä. Kun asetat faksiasiakirjat laitteeseen, sinun on laitettava ne oikeaan suuntaan. Asiakirja skannataan, joten jos se osoittaa väärään paikkaan, skannataan takaosa ja lähetät tyhjän faksin. Tarkista, että asiakirja on oikein suuntautunut, ennen kuin lähetät sen faksilla.
   • Kaikki faksit eivät lataudu samalla tavalla. Onneksi kaikissa fakseissa on merkinnät, jotka osoittavat, mihin suuntaan asiakirjat asetetaan. Jossain paikassa, jossa lataat paperia, etsi symboli paperiarkille, jossa on taitettu kulma. Tämän symbolin kohdalla näet, että paperin toisella puolella on viivoja ja toinen puoli on tyhjä.
     • Jos linjat ovat sivulla, jossa nurkka on taitettu, tämä tarkoittaa, että arkit on syötettävä faksilaitteeseen tyhjä puoli itseesi päin.
     • Jos taitettu nurkka on valkoinen, se tarkoittaa, että faksilaitteeseen kirjoittamasi asiakirjojen painetun puolen on oltava sinua kohti.

4. 
   
   

   
   
   
   Faksaa oikean tyyppiset asiakirjat. Faksit toimivat parhaiten vakiokokoisilla papereilla. Joku lähettäminen epästandardisessa muodossa ei välttämättä toimi, faksilaite voi soi tai vaurioitua. Jos joudut lähettämään vakiokokoisen asiakirjan, kuten kuitin, tee ensin valokopio tuotteesta ja faksaa se.
   • Suurimpaan osaan fakseja sopiva paperikoko on A4 tai USA, kuten tulostimienkin kanssa.

Osa 2 Lähetä faksi

1. 
   
   

   
   Käytä faksilaitetta faksin lähettämiseen. Kun olet suorittanut kaikki yllä olevat vaiheet, olet valmis lähettämään faksin. Asiakirja on asetettu oikein, olet valinnut vastaanottajan numeron, olet nyt valmis painamaan "Lähetä" -painiketta. Tämä painike on yleensä leveä ja hyvin osoitettu. Se on ohi! Olet lähettänyt faksin!
   • Huomaat, että kun olet painanut "Lähetä" -näppäintä, faksilaite antaa äänimerkin ja kuohuttaa. Nämä äänet vastaavat useiden faksien välistä tiedonsiirtoa. Muutaman minuutin kuluttua, kun faksi on lähetetty onnistuneesti, kuulet pitkän, selkeän äänimerkin. Kun faksin lähettämisessä on ongelma, kuulet yleensä kauhean kovan äänen. Jos kuulet jälkimmäisen, sinun on tarkistettava faksi arvioidaksesi ongelma.

2. 
   
   

   
   Käytä Internetiä faksin lähettämiseen. Internet on myös mahdollista lähettää asiakirjoja faksilaitteelle. Tätä varten on olemassa useita palveluita, joista suurin osa on maksettu. Ne voivat kuitenkin olla järkeviä sijoituksia, jos et lähetä fakseja usein etkä halua ostaa fakseja tai käyttää FedExin kaltaisia ​​palveluita.
   • PamFax on erinomainen faksi Skypelle. Tämä ohjelma vaatii kuitenkin pienen taloudellisen tuen.
   • HelloFax on hyvin integroitu Google Drive -palvelu, jonka avulla voit faksata Google-asiakirjoja helposti. Se tarjoaa useita ilmaisia ​​fakseja ja veloittaa sitten summan seuraavista.

3. 
   
   

   
   Lähetä faksi sähköpostitse. Riippuen numerosta, johon faksi lähetetään, voi olla mahdollista lähettää asiakirja yksinkertaisesti sähköisesti faksilaitteelle ilman palvelumaksua. Sinun tulisi kuitenkin tietää, että tämä menetelmä on rajoitettu tiettyihin faksinumeroihin ja sallii vain rajoitettujen tietojen lähettämisen.
   • Voit tarkistaa, onko faksinumero integroitu, kysymällä verkosta.
   • Luo tämän kaavan avulla osoite, johon lähetät: "[email protected]".
   • Poista lainausmerkit, muuta numero faksinumeroksi (mukaan lukien maakoodi sekä lähettämäsi henkilön etunimi ja sukunimi).
   • Huomaa, että vain e-kehyksen e näkyy faksissa. Et voi liittää PDF-tiedostoa tai muita asiakirjoja tällä menetelmällä.